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【データ整理】2024.1月開始「電子取引データ保存」に向けて対策しよう!

デジタル整理
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こんにちは。
熊本市の整理収納アドバイザー Mayumiです。

2024.1月から
【電子取引データ保存】が開始されます。

これは
事業をされている方すべてに関係する制度!

ということで、
今日は【電子取引データ保存】
について投稿したいと思います。

宜しければぜひご覧ください!

知ってる?電子取引データ保存

2024年1月から
「電子帳簿保存法」が改正されます。

電子帳簿保存法は

・電子帳簿等保存
・スキャナ保存
・電子取引データ保存

の3つに区分されるのですが、

この内、
電子取引データ保存は義務化されるんです!
(実は2022年1月から始まっていましたが
2年間は猶予期間でした)

これは法人だけでなく
個人事業主の方も関係する制度。

なので事業をされている方は
今のうちからしっかり準備してくださいね!

電子取引データ保存の概要

今までは、
PDFなどのデータで受け取った
業務で使う備品やHPの利用料金などの
「領収書」「請求書」等を
紙に印刷して、原本として保存できましたが

2024年1月1日以降は
紙に印刷して保存するのではなく

データのままで保存する

という制度です。

【保存すべき電子取引データ】
請求書、領収書、契約書、⾒積書など

※受け取った場合だけでなく、
送った場合についても保存が必要です。

※メールの本⽂・添付ファイルで請求書に相当する
情報をやりとりした場合や、
WEB 上でおこなった備品等の購⼊に関する領収書に
相当する情報がサイト上でのみ表示される場合には、
それぞれの電子データを保存する必要があります
(PDF やスクリーンショットによる保存も可)。

電子取引データ保存の注意点

次はどのように電子取引データを保存したらいいかを
ご説明します!

①「⽇付・⾦額・取引先」で検索できるようにする

・ファイル名に「日付・金額・取引先」をつける
(例/20240131_5000_アマゾン)

国税庁HPより画像参照

もしくは

・Excel等表計算ソフトで索引簿を作成
(国税庁HPにサンプル有)

国税庁HPより画像参照

※2年(期)前の売上が1000万円以下で、
税務調査の際、取引データの提示に対応できる場合は、
上記の検索機能の確保は不要です。
但しデータ保存は必要になります!

②改ざん防止のための措置をとる

電子取引のデータは、適切な取引を証明するため、
4つの要件のうち、いずれかを満たした状態で
保存しなければなりません。

4つの要件
・タイムスタンプが付与されたデータを受領する
・速やかにタイムスタンプを付与する
・データの訂正や削除をした履歴が残るシステムまたは
 訂正や削除ができないシステムを利用する
・改ざん防止に関する事務処理規程を作って守る

「タイムスタンプ付与」や「システム利用」は
いずれも費用がかかります。

なるべく費用をかけたくないという方は
事務処理規定」を用意しておけばOKです!
国税庁HPにサンプルがあります。

ちなみに私は「事務処理規定」を用意しました♪

今のうちにデータ整理を!

「領収書」や「請求書」等を
データのまま保存していくことになるのであれば

当然ながら、
PCのハードディスクの中は
整理されていた方がいいですよね!

なので今のうちに
PC内のデータ整理
をしておきましょう!

そして、整理ができたら
来年の取引データを保存するために
年度別・月別のフォルダ
を用意しておくとよりスムーズです♪

最後に

いかがでしたでしょうか?

あと2ヵ月後には
電子取引データ保存がスタートします!

その前に
PC内のデータ整理は急務です!!

今年のうちに
整理しておいてくださいね。

少しでも参考にしていただけたら嬉しいです♪

最後までご覧いただき、ありがとうございました。


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