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【データ整理】Gmailのラベル機能でメールを視覚的に整理する方法!

デジタル整理
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こんにちは。
熊本市の整理収納アドバイザー Mayumiです。

10月最後の週末、
皆さんはいかがお過ごしでしたでしょうか?

私は整理収納アドバイザーの生みの親である
ハウスキーピング協会主催のオンラインイベントに
参加しました。
かなり貴重な経験をさせていただき、
私自身すごく勉強になりました。
またこのイベントについては後日投稿したいと思います。

話はごろっと変わって
今日は【Gmailのお片付け②ラベル編】
について投稿したいと思います。

宜しければぜひご覧ください!

目的別にメールを取り出せますか?

毎日大量に届くメールの数々。

受信した後のメール、
\皆さんはどうされてますか?/

検索機能はあるものの
大量のメールの中から
目的のメールを探し出すのって
結構面倒ですよね。

今日はその解決方法をご紹介します!

Gmailのお片付けはラベル機能を多用すべし!

Gmailのお片付けに欠かせない【ラベル】機能。
「すでに使ってるよ~」って方もいらっしゃると思いますが、
改めてラベル機能、詳しくご紹介しちゃいますね♪

ラベル機能のススメ!

メールもモノと一緒で
「分類」で分けると
もっともっと探しやすく
そして使いやすくなります♪

そこで
ラベルをオススメ!

分類に応じてラベルを作って
メールをスッキリお片付けしましょ♪

ラベルを使うメリット

一般的なメーラー(Outlook、Thunderbird)
のフォルダ機能のように
「1フォルダ=1メール」
ではなく

Gmailは
1メールに複数のラベルがつけられ、
さらに階層をつけることができます!

つまり、ラベルを使うことによって
より検索性が上がるんです♪

ラベルの作り方(初期設定)

スマホのGmailアプリからは
ラベルに「色」や「階層」を設定できないため
パソコン(スマホからの場合はブラウザからGmailを開く)
から操作してくださいね。

①Gmailのメニュー一覧の中にある
「ラベル」の右横“+”をクリック

②ラベル作成画面が表示されたら
「新しいラベル名を入力してください」という欄に
分類したい名称を入力

※もし階層を付けたい場合は
「次のラベルの下位にネスト」をチェックし、
階層の親になるラベル名称を入力
(こちらの写真は「仕事」のラベルの下に「未処理」という
ラベルを追加した例になります)

③メニュー一覧に作成したラベルが表示されたら、
ラベル名の右横にあるアイコン
(点が縦に3つならんでいるアイコン)をクリックし、
「ラベルの色」をクリックすると
お好きな色に変更可能

ラベル付け(日々の作業)

あとは毎日スマホ(もしくはパソコン)で
メールをチェックして、
必要に応じてラベルを設定!

ラベル付けが終わったら受信メールからすぐにアーカイブ

そうすると受信トレイには溜まらず、
ラベルをクリックすればいつでも見られる状況になります♪

①スマホのGmailアプリ(もしくはパソコン)の
受信トレイをチェック。
分類したいメールを選択したあと
右上の“…”をタップ

②表示されたショートカットメニューより
【ラベル】を選択

③ラベル一覧より該当のラベルに☑を付け、

④右上の✔をタップ

⑤左側のメニューから該当ラベルをタップすると、
ラベルを付けたメールが確認できる

※ラベルを付けただけでは
受信トレイから自動で消えない為、
アーカイブをしておくことをオススメ!

最後に

いかがでしたでしょうか?

Gmailのお片付けは

「ラベル」

でさらにスッキリ分類!!!

ラベルをつけることで
検索性がかなり上がりますよ〜!

メール整理にお悩みの方、
ぜひ試してみてくださいね〜♪

少しでも参考にしていただけたら嬉しいです♪

最後までご覧いただき、ありがとうございました。


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