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【書類整理サポート実例②】もう迷わない!定位置が決まり、ストレスから解放♪/学校関係書類編

書類整理サポート
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こんにちは。
熊本県初のホームファイリング®上級修了生
整理収納アドバイザー Mayumiです。

我が家は週末に紅葉を見に行ってきました。
一足遅く、紅葉はだいぶ終わっている感じでしたが
イチョウのじゅうたんがとてもキレイでした!

ところで先月末、
2回目の書類整理サポートに行ってきました!

ということで、今日は
【書類整理サポート実例紹介】になります。
(お客様へ撮影・掲載許可をいただいております)

宜しければぜひご覧ください!

お客様情報

今回のご依頼主様は前回同様、私の友人。
前回は、お母様の書類整理のご依頼をいただきました♪

ご依頼主:熊本県 I様(40代)
ご家族:ご主人、奥様、娘さん(小学生)、奥様のお母様
お住まい:一戸建て
今回のターゲット:学校関係の書類、取扱説明書
ご利用のサポートプラン:3時間プラン

【お悩み事項】
・娘さんの学校関係の書類が大量にあり
 管理方法に迷っている
・クリアポケットに入れているが、毎回取り出しが面倒

書類整理サポート~Before・After~

今回は娘さんの“学校関係の書類”“取扱説明書”がターゲット。

どんどん増える学校関係の書類や習い事の書類は
これまで特にストレスを感じていたようです。

前回のサポート時に、
書類整理についての作業の流れや
用品等のご説明はすでにさせていただいたので、
まずターゲットの書類の確認からスタートです。

Before

書類をまず一ヵ所に集めます。
ポケットタイプのファイルやプラケース、
クリアファイルなど
収納方法が統一されていない状況でした。

次は書類を「要・不要」で分けていきます。
ポケットタイプのファイルやプラケースなどから
書類を全部出して、
「要」「不要」で分けていただきました。

不要な書類がこんなにも!

そして、必要な書類を分類で分けていきます。

奥様とお話ししながら、
娘さんの書類については
この6つに分けて管理することにしました。

 ・提出が必要な書類
 ・行事に関する書類
 ・学級通信
 ・処理済だけど保管しておきたい書類
 ・宿題などのプリント類
 ・習い事に関する書類

スキャンしてデータで管理する方法もご紹介しましたが、
「データだと存在を忘れてしまう可能性がある」
とのことでしたので、
全て紙での管理です。

そして、分類で分けた書類を個別フォルダに収納していきます。
個別フォルダの見出しには仮のタイトルを付箋でつけました。

最後に、個別フォルダをファイルボックスに収納します。

これまで書類を収納していた
こちらのファイル類も不要になりました。

After

収納方法がバラバラだった書類達が
キレイにまとまりました!

今回個別フォルダに変更したことで出し入れがスムーズになり、
使用用途に沿った分類でかなり管理しやすくなったと
喜んでいただけました。

今回の「3時間プラン」では

・要・不要の選り分け
・個別フォルダ化

までをサポートさせていただきました。
(書類の量によっては、個別フォルダ化が途中になる可能性もあります)

ラベル印刷は別途有料にて承っております。

ちなみにこちらのお客様は
11月下旬に再度書類整理でお邪魔させていただくので
その際に印刷したラベルをお持ちする予定になっています。

書類を管理するExcelの「ファイル管理表」は
メールで送付させていただきました。
ファイル管理表があると更に検索性が上がりますよ!

次回は保険関係の書類整理をお手伝いをさせていただく予定です!
どう変化するか、また楽しみです。

【追記(11/27)】

ラベル貼りまで完了!!!
キレイですね~♪

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紙製なので軽く、色味もオシャレです♪


お客様の声

今回の書類整理サポートについて、感想をいただきましたので
ご紹介させていただきます♪

①今回、Mayumiにデジタルサポートをご依頼された
決め手はどんなことでしたか?

前回、母の書類整理をしてもらったから。

②書類整理サポート全体の感想やMayumiの印象は?
書類の捨て方に迷っていて、いろいろ質問したら、
その都度しっかりアドバイスをしてもらえた。
自身の経験を交えての話は、とても分かりやすかった。

③書類整理後、ご自身やご家族にどんな変化がありましたか?
書類の仕分け(残すか捨てるか)を意識するようになった。

④書類整理後、特に良かったと感じられた点をお聞かせください。
一番ストレスだった子供関係の書類が
一つのファイルボックスにまとめられて、
本当に気持ちがスッキリした。

娘さんの書類には相当ストレスを感じていらっしゃったようで、
それが解消できると、とても喜んでいただけました!

今回の書類は元々の場所からリビングに移動させ、
さらに取りやすい環境を作りたいと仰っていて、
置き場所を確保するために
お部屋のお片付けをしなきゃとも仰っていました♪

書類整理がきっかけでお部屋のお片付けが進むなんて
まさに相乗効果だなぁと感じました!

最後に

いかがでしたでしょうか?

子供さんの学校関係の書類でお悩みの方、
今回のお客様だけでなく
きっとたくさんいらっしゃるんじゃないかと思います。

「どの書類を」「どうやって残すか」
これが肝になります。

書類整理サポートではお話をしながら、
お客様それぞれに合った方法を
一緒に作っていきますので、
安心してお任せください!

個別フォルダを使ったバーチカルファイリング
出し入れもカンタン、そして見栄えも揃うし、
検索性もバッチリ!
実際に愛用している私が自信を持っておすすめできる方法です。

最初のベースを作れば、きっとこれからの整理は楽になります!
私がとことんお手伝いしますので、
お困りの方はぜひご連絡くださいね~!

最後までご覧いただき、ありがとうございました。


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