こんにちは。
熊本市の整理収納アドバイザー Mayumiです。
書類整理ってお片付けのハードルが高いですよね…。
私も正解が分からず、
ただ書類を保存しているだけの状態でした。
我が家の書類整理のためはもちろん、
今後お片付けサポートのお仕事にも役立つかなと思い、
2月に書類整理についての講座（ホームファイリング®セミナー）を受講しました。
受講直後はやる気スイッチがカチッと入って、
講習中に取ったメモをきちんとWordにまとめて知識を整理したり、
書類整理のためのグッズを購入したり。
と、ここまでは良かったのですが、
肝心の作業になかなか取り掛かれていませんでした。
そして、先週末にやっと書類整理に取り掛かることができました！
といってもまだ一部の書類だけですが、
一番使用頻度の高い書類でかつ一番取り出しづらい書類でもあったので、
すでに書類整理のメリットを十分に感じています。
ということで、今日は【書類整理】についての投稿です。
宜しければぜひご覧ください！
書類整理の流れ
Step1.まずは現状把握から
書類整理、どこから手を付けていいか分からないですよね。
まずは家中の書類の把握をすることが必要です。
とりあえず全部集めてみました。
もしかしたらまだあるかもしれませんが、
把握している限りの書類はコチラです☟
我が家は夫婦二人なので少ない方かもしれませんね。
ご家族が多ければ、書類の量もそれだけ多くなると思います。
「整理をする前にBefore写真を撮るといい」と講座を受講したときに教わりました。
整理が終わったあとに見返すとモチベーションアップにもなるそうです。
そして、集めた書類を見ながら「整理のスケジュール」を立てます。
私はまず一番使用頻度の高いコチラ☟から整理をすることを決めました。
Step2.要・不要を分ける
書類もモノと一緒で「要」「不要」を分ける作業が必要です。
見ていくと、
なんでこんなもの取っていたんだろう…という書類がゴロゴロ出てきます。
その過程で紙である必要はないけれど、
取っておきたい書類はスマホでデータ化（PDF）しました。
★スマホでPDF化する方法はコチラで詳しくご紹介しています☟
Step3.書類を個別フォルダ化する
書類整理の方法は
・簿冊式（ファイル式）
バインダーに閉じたり、ポケットファイルなどに入れたりする方法
・バーチカル式
【個別フォルダ】という1枚の厚紙に挟む方法
の2種類があります。
恐らく大抵のご家庭では
一番なじみのある【簿冊式】で管理されているのではないかなと思います。
我が家もこれまですべての書類を簿冊式で管理していました。
特に一番使用頻度の高い家計関係の書類が入ったポケットファイルは
書類で厚みがパンパンになっていて、
出し入れもしづらくかなりストレスでした。
それに対して【バーチカル式】は書類に穴を開けたり、
ポケットファイルに1枚ずつ入れたり…という手間がなく“挟むだけ”の管理方法。
パッと出せて、パッと入れることができるのは
仕事や家事、育児で多忙な方にとってとても助かる方法だと思います。
また、私のようにズボラな方にとってもラクできる管理方法なんです。
ということで我が家は
【バーチカルファイリング】
での書類整理をすることにしました。
Step4.個別フォルダを分類・配列する
残す書類を分類毎にどんどん個別フォルダに挟んだら、
ファイルボックスに入れていきます。
家計関係の書類だけ…と思っていましたが、
気づくとそれ以外の書類もだいぶ整理が進んでいました。
これだけでも見た目がだいぶスッキリして、取り出しやすくなりました！
個別フォルダの大分類や中分類をつけたい場合は、
別途【ガイド】と呼ばれる見出しガイドを使います。
個別フォルダの見出しとは位置がずれるので、重なりません。
後日、こちらのガイドを入れて分類をより分かりやすくしようと思っています。
Step5.個別フォルダにラベルを貼る
何の書類が入っているかすぐにわかるように
【個別フォルダ】の見出しに分類名をつけます。
今回は仮で付箋を貼っていますが、
後日テプラで作ったラベルに貼りかえる予定です。
Step6.ファイル管理表を作る
全部の書類が整理できたら、
Excel等で【書類管理表】を作成しておくと便利です。
書類は自分だけでなくご家族皆さんで共有するものも多いと思います。
そんな時に【書類管理表】があれば、
誰でもカンタンに取り出せる環境になるので、さらに時短につながります！
我が家でも全部の書類が片付いたら、作成しようと思っています。
バーチカルファイルリングに必要なモノ
この投稿をご覧になって
「バーチカルファイリングやってみたい！」
と思ってくださった方がいらっしゃるかもしれません。
なので、次はバーチカルファイリングをするために必要なモノをご紹介します！
◎個別フォルダ
書類を挟むもので、これは必須アイテム。
マチ付きタイプもあります。
私はLOHAKOで購入しました☟
（いろんなメーカーから発売されていますが、一枚の単価が一番安いそうです）
◎ファイルボックス
棚や引き出しに直接個別フォルダを収納できれば不要です。
書類を入れると重みが出てくるので
紙製のモノの方が使い勝手がいいかもしれません。
私はもともと持っていた無印のファイルボックスを使っています☟
◎ガイド
個別フォルダの大分類や中分類をつけたい場合に使うと便利なモノ。
私は楽天でこちらを購入しました☟
松村工業さんのモノですが、黒のマットな質感で高級感があります。
講座でもイチオシされていました。
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最後に
いかがでしたでしょうか？
書類整理の最大のメリットはずばり【時短】です！
必要な時に必要な書類を取り出せることで、
やりたかったことがすぐにできるようになったり、
また防災対策にも繋がります。
おうちの全書類を一気に整理するのはかなり大変なので、
一日10分でも区切って整理するのがおススメです。
私もまだ少し残っているので、今週末に頑張ろうと思っています！
一人じゃどうしても難しいという方は私がお手伝いしますので、
ぜひお気軽にお問い合わせくださいね！
最後までご覧いただき、ありがとうございました。
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