こんにちは。熊本市の整理収納アドバイザーMayumiです。
私は先週から大量の楽譜の山と格闘しております。
必要なモノではありますが、モノ自体は残したくない…
ということで、必死にデータ化（PDF）を進めているのです。
今日はスマホでカンタンにできる
【書類のデータ化】について投稿してみようと思います。
宜しければ是非ご覧ください！
お片付けを阻害する「書類」と向き合おう
お片付けを進める上で、必ず避けて通れない「書類」
チラシなどあきらかに不要なモノは
すぐに手放せると思いますが、
「今はいらないけど、あとから必要になるかも」
というような書類は手放せずに残していませんでしょうか？
すると、
そういった書類の束がどんどん増えていき、
収納スペースを圧迫してくるんですよね。
私が所有している中で一番多い書類は「楽譜」でした。
今のマンションには置くスペースがないので、
前のマンションから今のマンションへ引っ越すタイミングで
夫の実家に一時的に置かせてもらうことにしたのですが、
いつかはどうにかしないと…と思っていました。
そして、ようやく【データ化】に取り掛かることにしました。
楽譜の量が多すぎるので、
まだまだ時間はかかりそうですが、
毎日少しずつ頑張っています。
書類にお困りの方もたくさんいらっしゃると思いますので、
私が実行しているデータ化（PDF）の方法について
ご紹介しようと思います。
PDF化するメリット
もしかすると、
書類を「スマホで写真を撮って残している」
という方もいらっしゃるかもしれません。
それも一種のデータ化ですが、
写真よりPDFにした方がたくさんのメリットがあります。
まずPDFとは何かというところからご説明すると、
Portable Document Format
（ポータブル・ドキュメント・フォーマット）
の頭文字を取ったもので、
文字・図形・表などを紙に印刷するように
レイアウト（配置）したページの状態を保存するためのファイル形式になります。
PDF化のメリットは以下が挙げられます。
・データ容量が軽い
・文字検索ができる
・コメントやマーカーを入れるなどの編集ができる
・OSを選ばず、スマホやPCなどあらゆる端末で閲覧できる
・パスワードをかけるなどセキュリティ面も安心
どうでしょうか？
PDF化、やってみたくなりませんか？
写真で保存している方は、
是非PDFにして残すようにしてみてください！
スマホひとつで簡単に、しかも無料でPDF化できる！
「PDF化するには、スキャナーが必要じゃないの？」
そう思われた方もいらっしゃるかもしれません。
実は、スマホさえあればカンタンにPDF化できます！
PDF化するためには書類を読み取る必要があるのですが、
PDF化ができるスマホアプリはたくさんあります。
それは無料・有料とさまざまですが、
無料のアプリでは薄くアプリのロゴが
入ってしまったりするものもあるようです。
私が使っているのは
Adobe社の純正のアプリ「AdobeScan」。
無料ですが薄くアプリのロゴが
入ってしまうことはありません。
基本的に無料で使えますが
プラスアルファの機能を使う場合は有料になります。
私は基本操作で事足りているので無料で使っていますよ！
このアプリの特徴は
・あらゆるものを簡単にスキャンできる
→文書だけでなく、フォーム、名刺、ホワイトボードに書かれた内容などを簡単にスキャンして、高品質のPDFに変換できます。
・AIを利用した鮮明なスキャンができる
→画像の遠近を補正したり、手書きまたは印刷された文字を認識してグレアや影などの不要な要素を除去します。
・JPEGでの保存や他のアプリに保存することも可能
→PDFだけでなくJPEG形式にしたり、他のアプリにアップロードして保存したり、メール送信などもできます。
ちなみに読み取ったデータはスマホではなく、
Adobe 社のクラウドストレージに保存されます。
無料版の場合は2GBまでとなっています。
無料でここまで使えるので、
私はかなり重宝しています。
「AdobeScan」を使ってPDF化する流れ
私は「AdobeScan」で読み取ったPDFデータを
「Googleドライブ」にコピーし、
そのデータをPCに保存した後、
「AdobeScan」と「Googleドライブ」のデータを削除する
という方法を取っています。
なぜかと言うと、
AdobeScanは2GB、
Googleドライブは15GB（無料アカウントの場合）
の容量制限があるからです。
Googleのストレージ（Gmail、Googleフォト、Googleドライブ等）
をほとんど使われていない方は、
Googleドライブに保存したままでも大丈夫かもしれません。
またAdobeScanは無料で使用できますが、
最初にアカウント登録が必要になります。
GoogleやFacebook、AppleIDなどのアカウント情報があれば、
それを使ってログインができます。
では、具体的に流れをご案内していきますね！
①アプリを起動すると、すぐにカメラが起動した状態の画面になります。
撮影ボタンの上に読み取る書類の種類（文書、書籍、ホワイトボード等）を選択できるようになっていますので、該当の種類を選択して撮影します。
②撮影すると、書類の周りに青の境界線が表示されますので、もしずれていれば調整します。
その後、【続行】ボタンをタップします。
③すると、また撮影モードになります。
複数枚ある書類であればこのまま続けて撮影をします。
そして最後に右下の赤枠の箇所をタップします。ここに撮影した枚数が表示されます。
④ファイル名称を変更したあと、右上の【PDFを保存】をタップします。
（今回ファイル名は自動表示されているままで進めています）
この時点でPDFデータがAdobe 社のクラウド ストレージに保存されます。
⑤【共有】ボタンをタップします。
ちなみにJPEG形式に保存したい場合は【JPEGで保存】を選択します。
⑥【コピーを共有】をタップすると別のアプリにアップロードしたり、LINEでPDFデータを送信することができます。
また、【電子メール】ではメールでPDFデータを送信できます。
⑦【（Google）ドライブ】をタップします。
⑧アカウント欄には自分のGoogleアカウントが表示されているか確認し、右上の【アップロード】をタップします。
⑨Googleドライブのアプリを開くと、AdobeScanからアップロードしたPDFデータが表示されます。
私はPCからGoogleドライブを開いて、PDFデータをダウンロードした後にGoogleドライブから削除しています。
⑩再度AdobeScanを開いて、撮影モードの左上にあるホームボタン（家のマーク）をタップします。
⑪読み取ったPDFデータの一覧が表示されたら、削除したいPDFデータの右上（赤枠の箇所）をタップします。
⑫表示されたリストから【削除】をタップします。
⑬ファイルを削除してもいいかの確認メッセージが表示されますので、【削除】をタップします。
⑭ファイルが消えました。
これでAdobe社のクラウド上からデータが消えたことになります。
以上が私が実際にやっているPDF化の方法でした。
最後に
書類のデータ化についての投稿、
いかがでしたでしょうか？
難しく感じられた方もいらっしゃるかもしれませんが、
少しでも参考になるところがあると嬉しいです。
もし分かりにくいところやご質問があれば、
お気軽にコメントを入れていただければ
詳しくご案内したいと思います。
＼書類をデータ化して、
おうちの中から紙類をできる限り手放していきましょう！／
最後までご覧いただき、ありがとうございました。
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