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【書類整理サポート実例③】手放す基準が明確になり、スッキリ収納へ♪/保険関係書類編

サポート実例
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こんにちは。
熊本県初のホームファイリング®上級修了生
整理収納アドバイザー Mayumiです。

先月末、3回目の書類整理サポートに
行ってきました!

ということで、今日は
【書類整理サポート実例紹介】になります。
(お客様へ撮影・掲載許可をいただいております)

宜しければぜひご覧ください!

お客様情報

今回のご依頼主様は前回同様、私の友人。

前回は、
“お子さんの学校関係の書類”
“取扱説明書”
をサポートさせていただきました!

ご依頼主:熊本県 I様(40代)
ご家族:ご主人、奥様、娘さん(小学生)、奥様のお母様
お住まい:一戸建て
今回のターゲット:保険関係の書類
ご利用のサポートプラン:3時間プラン

【お悩み事項】
・どの書類を残して、どの書類を処分するかの判断かつかず
書類がどんどん溜まってしまう
・保険会社から配布された書類ファイルが使いづらい

書類整理サポート~Before・After~

今回は“保険関係の書類”がターゲット。

保険関係の書類は「大事な書類」だからと
慎重になりすぎて、

・保険が給付された際の書類
・保険会社から届くパンプレット
・契約に関連する書類

など、
どれを残してどれを処分するのかの
判断ができず、
書類が溜まる一方だったそうです。

確かに、重要書類だからこそ
判断難しいですよね…

では、書類整理スタートです!

Before

書類をまず一ヵ所に集めます。

保険関係の書類は
保険会社から配布されたこちらのファイルに
全て保管されていました。

こちらのファイル、
書類でパンパンになっていたため、
増えた保険書類が入らず、
また書類が取り出しにくいという問題も抱えていたようです。

ずっしりと重いファイルケースが2冊
厚みがすごいですよね!

次は書類を「要・不要」で分けていきます。

ファイルから全て書類を出していただき、
何の書類なのかひとつひとつ確認していきます。

書類をひとつひとつ確認していただいているところ

判断を迷われていた

・過去に給付が終わった書類
・パンフレット
・解約した保険証書

・ダブって所有していた保険設計書

に関しては
こちらからの問いかけで
今後必要のない書類と判断されたため
晴れてこの度処分いただけました!

そして、
今回のサポートの中で
残しておくべき書類と
処分してよい書類の判断が
できるようになったと喜んでいただけました♪

処分いただいた書類はこちら。

処分した書類たち

これまで書類を収納していた
こちらのファイル類も不要になりました。

分厚く重かった書類ファイルともお別れです

そして、次に必要な書類を分類分けします。

旦那様は複数の保険に加入されているので
書類が多め。

そこで

 ・旦那様の保険書類
 ・奥様・お子さんの保険書類
 ・しおり・約款

このように3つに分類して、
個別フォルダに収納

個別フォルダの中は
「保険種別」や「人」ごとに
クリアファイルを使って分けています。

個別フォルダの見出しには
仮のタイトルを付箋でつけました。

今回は個別フォルダを3つに分けています

最後に、個別フォルダをファイルボックスに収納します。

個別フォルダに収納するだけでもスッキリ♪

After

必要な書類のみになり、
分類も明確になったので
ワンアクションで
取り出しができる環境が整いました!

今回の「3時間プラン」では

・要・不要の選り分け
・個別フォルダ化

までをサポートさせていただきました。
(書類の量によっては、個別フォルダ化が途中になる可能性もあります)

ラベル印刷は別途有料にて承っております!

ちなみにラベルを貼ったのがこちら☟
やっぱり見栄えがいいですよね~♪

完成しました~♪

書類を管理するExcelの「ファイル管理表」は
メールで送付させていただきました。
ファイル管理表があると更に検索性が上がりますよ!

★お客様が使用された無印良品ファイルボックス(ダークグレー)はこちら☟
紙製なので軽く、色味もオシャレです♪


お客様の声

今回の書類整理サポートについて、感想をいただきましたので
ご紹介させていただきます♪

①今回、Mayumiにデジタルサポートをご依頼された
決め手はどんなことでしたか?

前回も書類整理をサポートしてもらい、とても助かったから。

②書類整理サポート全体の感想やMayumiの印象は?
どの書類を捨てていいか迷っていたら、
的確なアドバイスをしてもらえました。

③書類整理後、ご自身やご家族にどんな変化がありましたか?
以前は捨てられずに溜まるばかりだった
保険関係の支払書類など、
捨てる基準を教えてもらえたことで、
捨てることが出来るようになりました。

④書類整理後、特に良かったと感じられた点をお聞かせください。
手つかずにいた保険関係の書類が
スッキリと見やすくなったことが良かったです。

手放し事例をお話ししながら、
「この書類は今後必要そうですか?」とおたずねすると、
奥様自ら
「これはいらないな~」と
どんどん書類の要・不要を決断され、
あっという間に仕分けが終わったんです。

素晴らしいですよね!

スッキリと見やすくなった書類を見て
とても喜んでいただけたので、
私もすごく嬉しかったです!

ありがとうございました♪

最後に

いかがでしたでしょうか?

手放す基準が決まっていないと
どんどん書類が溜まっていってしまいますよね。

特に保険のような重要書類だと
なかなか判断も難しいですし、
全部残してしまっている方も多いんじゃないかなと思います。

自分なりの手放し基準や、
定位置が決まれば、
あとはそれをキープするだけ。

書類管理がかなりラクになります!

【書類整理サポート】ではお話をしながら、
お客様それぞれに合った方法を
一緒に作っていきますので、
安心してお任せください!

個別フォルダを使ったバーチカルファイリング
出し入れもカンタン、そして見栄えも揃うし、
検索性もバッチリ!
実際に愛用している私が自信を持っておすすめできる方法です。

私がとことんお手伝いしますので、
お困りの方はぜひご連絡くださいね~!

最後までご覧いただき、ありがとうございました。


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